середа, 15 липня 2020 р.

Кроки делегування або як правильно виконувати доручення.


Якщо ставитися до людини залежно від того, яким він є, 
він залишиться таким, яким він є. 
Якщо ж ставитися до нього відповідно до того, 
яким він може і повинен бути, то він і стане таким, 
яким може і повинен бути. 
Гете

Основним головним болем керівників є той факт, що як показує практика, делегуючи, ми завжди втрачаємо в якості, але виграємо в часі. І в більшості випадків це так.
І цьому є логічне пояснення:
  • у них ще недостатньо знань і досвіду;
  • вони бояться помилитися і вантажу відповідальності;
  • вони не бачать всієї картини і взаємозв'язків;
  • у них і без цього був щільний графік роботи;
  • вони ще не вміють правильно ставити пріоритети і т.д.

Наше ж завдання полягає в тому, як при економії часу за рахунок делегування, вивести якість виконуваної роботи на належний рівень.

Розглянемо з чого складається класична схема делегування:
Повідомити суть завдання (що?) - що має бути зроблено і які результати очікуються і в які терміни.

Визначити нормативи (коли?) - які будуть використовуватися для контролю ходу виконання завдання: вони повинні бути реальними (здійсненними). Тут же вимальовуються межі відповідальності виконавця і вид звіту за результатами.

Позначити важливість завдання (навіщо?) - чому потрібно виконати це завдання, який його зв'язок із загальною роботою і ситуацією в фірмі, які ускладнення можуть виникнути при виконанні завдання.

Надати повноваження виконавцю (як?) - необхідні для виконання роботи, в тому числі і на використання ресурсів, потрібних для виконання завдання. Описуються альтернативи і перешкоди. І інформуються всі задіяні особи про те, що даному менеджеру делеговано таке завдання.

Отримати зворотній зв'язок - переконатися, що виконавцю все зрозуміло і отримати його згоду. Якщо це необхідно, то повторити суть завдання, або використовувати його графічне представлення. Уточнюється: чи потрібна якась іще підтримка.

Контролювати хід виконання завдання - перевіряти по реперних точках хід виконання завдання.

Надати підтримку - в разі необхідності надавати підтримку і розбирати складні ситуації.

Особливо хочеться звернути увагу на важливість зворотного зв'язку: а чи правильно вас зрозуміли? При делегуванні людям властиво додумувати.


Крім основних кроків делегування, добре б ще дотримуватися і правила делегування:

1. Завчасно, з запасом часу. Видаючи завдання корисно завжди враховувати, що:
  • співробітнику знадобиться час на обдумування і планування;
  • він повинен вбудувати дане завдання в систему своїх переконань;
  • йому знадобиться час на розкачку і вихід на робочий режим і т.д.
2. Спів-ставлення зі здібностями та можливостями виконавця. Передоручаючи завдання, необхідно пам'ятати, що:
  • людям властиво перебільшувати свої здібності;
  • не всі люди однакові, у всіх свої особливості і специфіка;
  • різні люди втомлюються і втрачають інтерес по-різному і т.д.
3. Довіра і допустимість помилок. Якщо ви довірили комусь рішення проблеми, постарайтеся:
  • не перевіряти його кожні 5 хвилин (це тепер його завдання);
  • не лаяти, якщо він помилиться (він це робить перший раз);
  • в разі провалу не звільняти (інакше вб'єте ініціативу у інших) і т.д.
4. Мотивування і визнання. Тут все як з дитиною:
  • необхідно висловлювати захоплення при кожному невеликому досягненні;
  • хвалити прилюдно і ставити в приклад;
  • підбадьорювати і підтримувати бажання продовжувати роботу над проблемою і т.д.
5. Гнучкість і повага особистості.
  • показуйте на помилки, а не на особисті якості;
  • враховуйте психологічні особливості кожного;
  • не чекайте відразу величезних результатів і т.д.
І наостанок скажу ще пару слів про перешкоди ефективного делегування.
Всього їх існує три види:

Мавпа. Це коли всі по черзі перекладають один на одного обов'язки. Тобто завдання мігрує по компанії, а його ніхто так і не виконує. Всі тільки делегують.

Козли відпущення. Це коли шеф вибрав робочих конячок, на яких все звалює. Хто везе, того й вантажать. Цим користуються всі лоботряси. А ви «випалюєте» працездатних членів команди.

Стіна. Це коли шеф працює сам по собі, а компанія - сама по собі. Тобто делегування немає взагалі. Такий собі конгломерат дрібних індивідуальних господарств.

Популярные сообщения

Шукати в цьому блозі

Загальна кількість переглядів сторінки